'EEN TENDER

KUN JE VERLIEZEN

OP TEKST.'

'EEN
TENDER
KUN JE
VERLIEZEN
OP TEKST.'

Tenderteksten omdat je niet (altijd) de goedkoopste wilt zijn.

In een aanbestedingsprocedure bepalen de gunningscriteria welke inschrijver de opdracht gegund krijgt. Daar is het subgunningscriterium prijs en het subgunningscriterium kwaliteit bij van kracht. Waarmee ga jij je onderscheiden?

Het gunningscriterium Prijs

Lange tijd was aanbesteden op laagste prijs de gangbare wijze van gunnen. Bij de laagste-prijs-methode ligt de kwaliteit (als het goed is) vast en concurreren de inschrijvers op prijs.

De goedkoopste aanbieder krijgt de meeste punten en wint de opdracht. Heerlijk simpel!

Toch zitten er nadelen aan deze methode.

Zo leidt het concurreren op prijs vaak tot een negatieve prijsspiraal met druk op marges, medewerkers en kwaliteit. Weinigen profiteren van deze onherroepelijke race to the bottom.

Bovendien belemmert het inschrijvers om te komen met innovatieve en duurzame oplossingen. Zo goedkoop mogelijk aanbieden betekent namelijk vooral: zo min mogelijk kosten maken.

En dát is niet in het publieke belang.

Europese richtlijnen 

Met de inwerkingstelling van de (in 2016 gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 mag daarom niet langer op laagste prijs worden gegund – tenzij dit wordt gemotiveerd.

Sindsdien hanteren aanbestedende diensten vaak de EMVI-methode waarbij EMVI staat voor Economische Meest Voordelige Inschrijving. Bij EMVI zijn zowel de prijs als kwaliteitsaspecten (in een wisselende verhouding) bepalend voor wie de opdracht gegund krijgt.

Het gunningscriterium Kwaliteit

Om hoog te scoren in een aanbestedingsprocedure zijn kwaliteitscriteria er dus toe gaan doen. Een methode om kwaliteit te honoreren is het toepassen van het gunningscriterium BPKV (beste prijs-kwaliteitverhouding). Middels BPKV dagen aanbestedende diensten inschrijvers uit om met meer waarde te komen dan minimaal wordt geëist.

Voor inschrijvers betekent dit dat het loont om met een originele, effectieve oplossing te komen, ook al is deze niet de goedkoopste.

Door je bedrijfsprocessen en de te nemen maatregelen doeltreffend te beschrijven, toon je als inschrijver je kwaliteit(en). Met een doordacht en goed geschreven voorstel laat je zien dat je de klant serieus neemt en de opdracht belangrijk vindt.

Oftewel: met verzorgde tenderteksten geef je je visitekaartje af.

En daarvoor moet de tekst écht goed zijn.

  TENDER ABC

G - Geschiktheidseisen

Objectieve eisen waar de inschrijver minimaal aan moet voldoen om voor gunning in aanmerking te komen. Er zijn twee soorten geschiktheidseisen: eisen met betrekking tot de financiële en economische draagkracht en eisen met betrekking tot de technische en beroepsbekwaamheid.

H - Heraanbesteden

Het komt geregeld voor dat een aanbesteder een aanbestedingsprocedure wenst in te trekken om de opdracht vervolgens (al dan niet gewijzigd) opnieuw aan te besteden. Daaraan zijn voorwaarden verbonden.

I - Inschrijving

Door inzending van het inschrijvingsformulier en aangevuld met de daarin gevraagde stukken doet de inschrijver een in zijn ogen gepaste aanbieding voor de opdracht van de aanbestedende dienst.

J – Juridische kwesties 

Met de Aanbestedingswet 2012 geeft Nederland invulling aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De wet bevat regels voor aanbestedingen voor zowel boven als onder de Europese drempelbedragen. De Aanbestedingswet is op 1 april 2013 van kracht geworden en gewijzigd in juli 2016.ier geeft

K – Kansendossier

Bij Best Value Procurement (BVP)-aanbestedingen wordt inschrijvers gevraagd om naast een prestatieonderbouwing ook een kansen-  en een risicodossier in te dienen. Het kansendossier biedt inschrijvers de gelegenheid om onderdelen van een oplossing of aanpak aan te dragen waar de opdrachtgever zelf niet aan heeft gedacht.

L

Tenderteksten omdat je niet (altijd) de goedkoopste wilt zijn.

In een aanbestedingsprocedure bepalen de gunningscriteria welke inschrijver de opdracht gegund krijgt. Daar is het subgunningscriterium prijs en het subgunningscriterium kwaliteit bij van kracht. Waarmee onderscheid jij je?

Het gunningscriterium Prijs

Lange tijd was aanbesteden op laagste prijs de gangbare wijze van gunnen. Bij de laagste-prijs-methode ligt de kwaliteit (als het goed is) vast en concurreren de inschrijvers op prijs.

De goedkoopste aanbieder krijgt de meeste punten en wint de opdracht. Heerlijk simpel!

Toch zitten er nadelen aan deze methode.

Zo leidt het concurreren op prijs vaak tot een negatieve prijsspiraal met druk op marges, medewerkers en kwaliteit.

Weinigen profiteren van deze onherroepelijke race to the bottom.

Bovendien belemmert het inschrijvers om te komen met innovatieve en duurzame oplossingen. Zo goedkoop mogelijk aanbieden betekent immers zo min mogelijk kosten maken.

En dát is niet in het publieke belang.

Europese richtlijnen

Met de inwerkingstelling van de (in 2016 gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 mag daarom niet langer op laagste prijs worden gegund – tenzij dit wordt gemotiveerd.

Sindsdien hanteren aanbestedende diensten veelal de EMVI-methode waarbij EMVI staat voor Economische Meest Voordelige Inschrijving.

Bij EMVI zijn zowel de prijs als kwaliteitsaspecten (in een wisselende verhouding) bepalend voor wie de opdracht gegund krijgt.

Het gunningscriterium Kwaliteit

Om hoog te scoren in een aanbestedingsprocedure zijn kwaliteitscriteria er dus toe gaan doen. Een methode om kwaliteit te honoreren is het toepassen van het gunningscriterium BPKV (beste prijs-kwaliteitverhouding ).

Met BPKV dagen aanbestedende diensten inschrijvers uit om met meer waarde te komen dan minimaal wordt geëist.

Voor inschrijvers betekent dit dat het loont om met een originele, effectieve oplossing te komen, ook al is deze niet de goedkoopste.

Door je bedrijfsprocessen en de te nemen maatregelen doeltreffend te beschrijven, toon je als inschrijver je kwaliteit(en).

Met een doordacht en goed geschreven voorstel laat je zien dat je de klant serieus neemt en de opdracht belangrijk vindt.

Oftewel: met verzorgde tenderteksten geef je je visitekaartje af.

En daarvoor moet de tekst écht goed zijn.

Meer over het schrijven van tenderteksten

Nog even voor het gemak: wat zijn tenderteksten?

Tender- of aanbestedingsteksten zijn commerciële teksten die bij het inschrijven op een aanbesteding worden ingediend.

  1. Een offerte is een formeel aanbod tot het sluiten van een overeenkomst opgesteld op verzoek van een potentiële klant van een bedrijf.
  2. Een aanbesteding is de procedure waarbij een bedrijf of een overheidsinstelling bekend maakt dat het een opdracht wil laten uitvoeren. Geïnteresseerde bedrijven kunnen de aanbesteder een aanbod doen door in te schrijven op de aanbesteding.
  3. Een tender is het in Nederland veelgebruikte Engelse woord voor aanbesteding.

Een tender- of aanbestedingstekst kan een gedetailleerd plan van aanpak zijn. Maar een inschrijver kan ook worden gevraagd om een aantal open vragen te beantwoorden of op een andere manier te beschrijven wat zijn (uitvoerings)plannen zijn.

In alle gevallen beschrijven tenderteksten de manier waarop een inschrijver invulling geeft aan (onderdelen van) het contract.

Nog even voor het gemak: wat zijn tenderteksten?

Tender- of aanbestedingsteksten zijn commerciële teksten die bij het inschrijven op een aanbesteding worden ingediend.

  1. Een offerte is een formeel aanbod tot het sluiten van een overeenkomst opgesteld op verzoek van een potentiële klant van een bedrijf.
  2. Een aanbesteding is de procedure waarbij een bedrijf of een overheidsinstelling bekend maakt dat het een opdracht wil laten uitvoeren. Geïnteresseerde bedrijven kunnen de aanbesteder een aanbod doen door in te schrijven op de aanbesteding.
  3. Een tender is het in Nederland veelgebruikte Engelse woord voor aanbesteding.

Een tender- of aanbestedingstekst kan een gedetailleerd plan van aanpak zijn. Maar een inschrijver kan ook worden gevraagd om een aantal open vragen te beantwoorden of op een andere manier te beschrijven wat zijn (uitvoerings)plannen zijn.

Bekijk ook het TENDER ABC  

Tenderteksten beschrijven de manier waarop een inschrijver invulling geeft aan (onderdelen van) het contract.

CHECKLIST: Wat doet een tendertekst er met kop en schouders uitsteken?

Goede tenderteksten zijn onmisbaar om aanbestedingen te winnen. Dat is duidelijk. Maar wat zijn goede tenderteksten? Wat werkt wel en wat niet? Best lastig om dat te bepalen want het wisselt per keer. Toch zijn er ‘schrijftechnisch’ een aantal uitgangspunten.

Een goed geschreven tendertekst herken je aan de volgende kenmerken:

  1. De tekst is klantgericht geschreven

    Aan alles merk je dat de (in)schrijver zich in de opdrachtgever heeft verdiept. Hij kent de doelstellingen, begrijpt de problematiek en weet waarmee hij de opdrachtgever écht kan helpen.

    Maatwerk: De oplossingen die de inschrijver voorstelt, gaan vergezeld van aansprekende voorbeelden en zijn beschreven op het kennisniveau van de beoordelaars.

  2. De tekst biedt de beoordelaars houvast

    De (in)schrijver presenteert de informatie zodanig dat de beoordelaars -die al veel moeten lezen!- de inschrijvingen makkelijk kunnen beoordelen en vergelijken.

    Prioriteren: De volgorde van de vragen is aangehouden, het voornaamste onderdeel (= de maatregelen) komt als eerste aan bod, waarna volgende aspecten stapsgewijs worden besproken.

  3. De tekst is volledig

    Alle gestelde vragen, inclusief de subvragen, zijn nauwgezet beantwoord. Ook al levert het antwoord weinig punten op, door de vraag wel te adresseren, stelt de inschrijver zich toetsbaar op en voelt de aanbesteder zich serieus genomen.

  4. De tekst is eenduidig

    Over de inhoud bestaat geen enkele twijfel. Dat wat er op papier staat, kan maar op een manier worden geïnterpreteerd. De woorden zijn welbewust gekozen. Niks wolligs, hoe mooi dat ook klinkt, soms.

    SMART: Het doel van de inschrijving is een zakelijke overeenkomst. Het voorstel is daarom Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden beschreven.

  5. De tekst is prettig om te lezen

    Door zich te verplaatsen in de informatiebehoefte van de lezers en alleen te noteren wat echt belangrijk is, is er een positieve leeservaring gecreëerd.

    Virtuoos: De tekst is to the point met actieve, vloeiende zinnen, gevarieerd in woorden en zinsdelen en voorzien van veelzeggende koppen. Eventuele verwarrende terug-verwijzingen, onbekende afkortingen of onthutsende spelfouten zijn eruit verwijderd..

  6. De tekst is aantrekkelijk opgemaakt

    Pagina-opmaak is een vaak vergeten onderdeel van de leeservaring. Een goede tendertekst is prettig om te zien door het type en de grootte van het font, de geaccentueerde tekstkoppen, het royaal gebruik van witregels, de opsommingen met bullets en het ter zake doende beeldmateriaal.

  7. De tekst beroert het hart

    Hoe technisch en abstract de inhoud ook is, de schrijver heeft er een verhaal van gemaakt dat tot de verbeelding spreekt. Uiteindelijk kiezen mensen met hun hart, ook beoordelaars! Abstracte, anonieme begrippen (zoals ontwikkelen, materiaalgebruik, elementen, beheersing en medewerking) zijn daarom door ‘warme woorden’ vervangen.

    Warme woorden zoals: ontmoeten, kijken, oprapen, koel, collega’s, blij, wedstrijd, behoefte, welkom, teleurstelling en een topprestatie leveren.

    Simpele, ondubbelzinnige woorden maken een tekst persoonlijk en invoelbaar. En vaak zijn het juist die kleine dingen, de aandacht voor details of een sfeer die het onderscheid maken.

Tenslotte in alle eerlijkheid:

Hoewel je met deze aanwijzingen zeker punten pakt, ga je met goed tekstmateriaal alleen geen aanbesteding winnen. Om een opdracht gegund te krijgen, moet je én hoog scoren op prijs én je referenties op orde hebben én de aanbestedende dienst werkelijk iets te bieden hebben.

Een absolute voorwaarde voor het winnen van een aanbesteding zijn concrete ideeën over de aanpak van de taak die bovendien de ‘stoutste verwachtingen’ van de opdrachtgever overtreffen.

Voldoe je aan deze eisen? Investeer dan royaal in het (laten) schrijven van tenderteksten.

Meer over het schrijven van tenderteksten.

TENDER ABC

L – Leidraad

Het reglement dat de deelname-voorschriften en het verloop van de gehele aanbestedings-procedure voorschrijft.

M - Marktconsultatie

Een instrument ter voorbereiding van een aanbesteding van grote, complexe of innovatieve projecten of wanneer de prijs van een project moeilijk te ramen is. Marktconsultaties komen in allerlei vormen voor en hebben verschillende doeleinden.

N - Nota van Inlichtingen

Document waarin de aanbestedende dienst de vragen van geïnteresseerde ondernemers geanonimiseerd bundelt en beantwoordt. De antwoorden in de nota van inlichtingen staan boven het bepaalde in de leidraad.

O - Onderhands aanbesteden

Het tegenovergestelde van een openbare aanbesteding. Bij (meervoudig) onderhands aanbesteden nodigt de aanbestedende dienst op basis van objectieve criteria een aantal (minimaal drie en maximaal vijf) gegadigden uit om een offerte in te dienen op basis van een door hem vervaardigd beschrijvend document of bestek met daarin alle relevante informatie.

P - Programma van Eisen

Een document waarin de specificaties voor een te leveren product of dienst zijn opgenomen om verschillende interpretaties tijdens de uitvoering te voorkomen.

Q - Quotum

Om meer mensen met een beperking aan het werk te helpen, heeft de overheid een quotum vastgesteld. In het nieuwe systeem tellen banen die via inkoop gerealiseerd worden (= Social Return) mee voor het banenquotum van de inkopende werkgever.

R - Review

Het scannen van een in concept opgemaakte offerte op kern-elementen zoals consistentie, leesbaarheid, toegevoegde waarde en volledigheid.

S - Strategische inschrijving

Een inschrijving waarbij een aanbieding zo wordt ingericht dat maximaal wordt gescoord op de in de aanbestedingsdocumenten benoemde gunningscriteria. In beginsel is dit toegestaan. Bij een manipulatieve inschrijving probeert een inschrijver de opdracht naar zich toe te trekken door een inschrijving te doen die weliswaar aan de eisen voldoet, maar een resultaat bewerkstelligt dat niet door de beoordelings-systematiek wordt beoogd. Strategisch inschrijven kan omslaan in manipulatief inschrijven.

T - TenderNed

Online marktplein voor aanbestedingen. Sinds de invoering van de Aanbestedingswet 2012 zijn overheidsdiensten en –ondernemingen verplicht om hun aanbestedingen op dit digitale platform te publiceren.

U - Uitsluitingsgronden

Een lijst van juridische omstandigheden waarin de inschrijver kan verkeren, die diens uitsluiting verplichten dan wel diens uitsluiting tot gevolg kan hebben.

V - Voorlopige gunning

Inschrijvers worden in staat gesteld om tegen een gunnings-beslissing bezwaar aan te tekenen. De aanbestedende dienst stuurt daarom eerst een mededeling met de gunnings-beslissing aan alle inschrijvers. Als er geen bezwaren zijn ontvangen, gaat de aanbestedende dienst na 20 dagen over tot (definitieve) gunning en kan hij de overeenkomst sluiten.

W

CHECKLIST: Wat doet een tendertekst er met kop en schouders uitsteken?

Goede tenderteksten zijn onmisbaar om aanbestedingen te winnen. Dat is duidelijk. Maar wat zijn goede tenderteksten? Wat werkt wel en wat niet? Best lastig om dat te bepalen want het wisselt per keer. Toch zijn er een aantal uitgangspunten.

Een goed geschreven tendertekst herken je aan de volgende kenmerken:

  1. De tekst is klantgericht geschreven

    Aan alles merk je dat de (in)schrijver zich in de opdrachtgever heeft verdiept. Hij kent de doelstellingen, begrijpt de problematiek en weet waarmee hij de opdrachtgever écht kan helpen.

    Maatwerk: De oplossingen die de inschrijver voorstelt, gaan vergezeld van aansprekende voorbeelden en zijn beschreven op het kennisniveau van de beoordelaars.

  2. De tekst biedt de beoordelaars houvast

    De (in)schrijver presenteert de informatie zodanig dat de beoordelaars -die al veel moeten lezen!- de inschrijvingen makkelijk kunnen beoordelen en vergelijken.

    Prioriteren: De volgorde van de vragen is aangehouden, het voornaamste onderdeel (= de maatregelen) komt als eerste aan bod, waarna volgende aspecten stapsgewijs worden besproken.

  3. De tekst is volledig

    Alle gestelde vragen, inclusief de subvragen, zijn nauwgezet beantwoord. Ook al levert het antwoord weinig punten op, door de vraag wel te adresseren, stelt de inschrijver zich toetsbaar op en voelt de aanbesteder zich serieus genomen.

  4. De tekst is eenduidig

    Over de inhoud bestaat geen enkele twijfel. Dat wat er op papier staat, kan maar op een manier worden geïnterpreteerd. De woorden zijn welbewust gekozen. Niks wolligs, hoe mooi dat ook klinkt, soms.

    SMART: Het doel van de inschrijving is een zakelijke overeenkomst. Het voorstel is daarom Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden beschreven.
  5. De tekst is prettig om te lezen

    Door zich te verplaatsen in de informatiebehoefte van de lezers en alleen te noteren wat echt belangrijk is, is er een positieve leeservaring gecreëerd.

    Virtuoos: De tekst is to the point met actieve, vloeiende zinnen, gevarieerd in woorden en zinsdelen en voorzien van veelzeggende koppen. Eventuele verwarrende terug-verwijzingen, onbekende afkortingen of onthutsende spelfouten zijn eruit verwijderd..

  6. De tekst is aantrekkelijk opgemaakt

    Pagina-opmaak is een vaak vergeten onderdeel van de leeservaring. Een goede tendertekst is prettig om te zien door het type en de grootte van het font, de geaccentueerde tekstkoppen, het royaal gebruik van witregels, de opsommingen met bullets en het ter zake doende beeldmateriaal.

  7. De tekst beroert het hart

    Hoe technisch en abstract de inhoud ook is, de schrijver heeft er een verhaal van gemaakt dat tot de verbeelding spreekt. Uiteindelijk kiezen mensen met hun hart, ook beoordelaars! Abstracte, anonieme begrippen (zoals ontwikkelen, materiaalgebruik, elementen, beheersing en medewerking) zijn daarom door ‘warme woorden’ vervangen.

    Warme woorden zoals: ontmoeten, kijken, oprapen, koel, collega’s, blij, wedstrijd, behoefte, welkom, teleurstelling en een topprestatie leveren..

    Simpele, ondubbelzinnige woorden maken een tekst persoonlijk en invoelbaar. En vaak zijn het juist die kleine dingen, de aandacht voor details of een sfeer die het onderscheid maken.

Tenslotte in alle eerlijkheid:

Hoewel je met deze aanwijzingen zeker punten pakt, ga je met goed tekstmateriaal alleen geen aanbesteding winnen.

Om een opdracht gegund te krijgen, moet je én hoog scoren op prijs én je moet je referenties op orde hebben én je moet de aanbestedende dienst werkelijk iets te bieden hebben.

Een absolute voorwaarde voor het winnen van een aanbesteding zijn concrete ideeën over de aanpak van de taak die bovendien de ‘stoutste verwachtingen’ van de opdrachtgever overtreffen.

Voldoe je aan deze eisen? Investeer dan royaal in het (laten) schrijven van tenderteksten.

Of lees eerst meer over het schrijven van tenderteksten.

 TENDER ABC

A – Aantrekkelijk aanbod

Inschrijven op een aanbesteding heeft alleen zin als je de opdrachtgever werkelijk iets te bieden hepu. Zakelijke voorstellen die nauw aansluiten op wat in het bestek wordt uitgevraagd, maken de meeste kans om te winnen.

B – Beoordelingscommissie

Je inschrijving wordt gelezen door onafhankelijke deskundigen die ieder afzonderlijk het criterium kwaliteit beoordelen. Zij mogen niet betrokken zijn bij de beoordeling van de overige subgunningscriteria. Evenmin zijn zij op de hoogte van de scores die aan de andere criteria zijn toegewezen.

C - Criteria

Er zijn zowel gunnings- als selectiecriteria:

Het doel van de selectiecriteria is om het aantal gegadigden te beperken tot een vooraf bepaald aantal (doorgaans 5, soms 3) dat vervolgens wordt uitgenodigd om in te schrijven.

Op basis van de gunningscriteria bepaalt een aanbestedende dienst welke inschrijving de beste is. Daarbij is er keuze uit drie gunningscriteria: de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV), de laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit en de laagste prijs. Gunningscriteria zijn niet gericht op kenmerken van de inschrijvende bedrijven, maar op kenmerken van de offerte.

D – Doorgronden

Écht begrijpen wat de klantvraag is, en de klantbehoefde daarachter. Show us you know us, dus ook een alternatief bieden, als dat beter bij de behoeften van de opdrachtgever past.

E – Eigen Verklaring

Sinds 2016 vervangt het Uniform Europees Aanbestedings-document (UEA) het Nederlandse model Eigen verklaring. Het UEA is een eigen verklaring over de uitsluitingsgronden, financiële toestand, de bekwaamheden en de geschiktheid van je onderneming voor de aanbestedingsprocedure.

Lees verder ABC

mail(at)sabienschrijft.nl
tel. + 316 224 187 50
algemene voorwaarden

mail(at)sabienschrijft.nl
tel. + 316 224 187 50
algemene voorwaarden